NASPA

NASPA, l'association derrière le plus grand congrès consacré à la vie étudiante aux États-Unis, avec plus de 7 000 participants chaque année, nous a confié la refonte de la façon dont son équipe le planifie, avec une vraie application qui centralise tout. Son équipe a mené la vision et les spécifications; nous avons fait le design du produit, l'UI/UX et le développement.

Planifier un congrès de cette taille, c'est des milliers d'éléments à coordonner : séances, lieux, salles, types de programmes, menus, audiovisuel et traiteur, sans oublier les fournisseurs derrière tout ça. Tout vivait dans des chiffriers et de vieux logiciels. Rien ne communiquait, les coûts se calculaient à la main, les commandes et les approbations circulaient par courriel, et les exigences des fournisseurs arrivaient dans tous les formats, sauf celui dont on avait besoin.

Nous avons bâti une seule application Web interne autour de la façon dont leur équipe planifie réellement. Chaque séance, lieu, salle, type de programme et menu se trouve au même endroit, les coûts se calculent automatiquement et les commandes passent par de vrais processus d'approbation, avec la gestion d'équipe, les rôles et permissions et la réattribution des tâches intégrés. Les fournisseurs ont leur propre portail pour soumettre directement leurs renseignements et leurs exigences : fini la chasse aux pièces jointes.

L'équipe de NASPA est passée des chiffriers, des vieux logiciels et des allers-retours de courriels sans fin à une seule application Web centralisée, bâtie autour de sa façon de travailler : un plan unique en direct sur lequel tout le monde travaillait, des coûts calculés en temps réel, des approbations faites dans l'application plutôt que dans les boîtes de réception, et des fournisseurs qui soumettent directement leurs renseignements et leurs exigences. La planification du plus grand congrès sur la vie étudiante aux États-Unis a enfin un système à sa mesure.